FAQ
Vous avez une question ?
Nous avons sûrement déjà la réponse.
Retrouvez ici les réponses aux questions les plus fréquentes sur nos services, notre fonctionnement et bien plus encore.
Qu’est-ce que le cycle de gestion administrative ?
De la prospection à l’encaissement : chaque étape compte.
Le cycle de gestion administrative regroupe l’ensemble des étapes qui permettent de gérer une relation commerciale, de la recherche d’un client jusqu’à l’encaissement du produit ou du service vendu.
Il comprend plusieurs étapes essentielles.
- La prospection
Identifier et rechercher des clients potentiels dont les besoins correspondent à vos produits ou à vos services. - Identifier son client et comprendre son activité
Savoir avec qui l’on travaille, comprendre les besoins du client et identifier précisément l’entreprise avec laquelle la relation commerciale va être établie. - Calculer ses coûts et sa marge
Déterminer le coût réel du produit ou du service afin de fixer un prix de vente cohérent et de préserver sa rentabilité. Établir le contrat ou le devis
Formaliser la relation commerciale en précisant les prestations, les tarifs, les délais, les obligations de chacun et les conditions de règlement.Réaliser la vente ou la prestation
Fournir le produit ou réaliser le service conformément à ce qui a été convenu avec le client.Établir une facturation correcte
Émettre des factures précises, conformes aux prestations réalisées et aux conditions contractuelles prévues.- Assurer le suivi et l’encaissement
Suivre le règlement des factures, identifier les éventuels retards et effectuer les relances nécessaires.
Pourquoi ce cycle est-il important ?
Chaque étape peut avoir une conséquence directe sur la rentabilité, la trésorerie et le risque d’impayé.
Une gestion administrative rigoureuse permet notamment de :
- mieux maîtriser sa trésorerie ;
- préserver ses marges ;
- sécuriser ses relations commerciales ;
- limiter les risques d’impayés ;
- améliorer la circulation de l’information entre les différents services.
En résumé
Le cycle de gestion administrative accompagne l’entreprise du premier contact avec le client jusqu’à l’encaissement, en veillant à ce que chaque étape soit correctement anticipée, réalisée et suivie.
Artsee Counsel – Comprendre chaque étape pour mieux sécuriser votre activité.
Ma balance âgée est catastrophique. Que peut faire Artsee Counsel pour ma société ?
Votre chiffre d’affaires est là. Mais où est votre cash ?
Une balance âgée importante est souvent le symptôme de plusieurs difficultés : retards de paiement, processus de facturation insuffisants, conditions de paiement mal adaptées, relances inefficaces ou encore manque de suivi des engagements clients.
Artsee Counsel vous propose une approche en deux temps : analyser pour comprendre, puis agir pour récupérer.
Analyser pour comprendre
Notre analyse permet notamment de :
- identifier les principales causes de vos retards de paiement ;
- analyser votre balance âgée et prioriser les créances à traiter ;
• identifier les clients et les dossiers présentant les plus forts enjeux financiers ; - détecter les éventuels dysfonctionnements dans votre cycle de facturation et d’encaissement ;
- mettre en évidence les actions permettant d’améliorer durablement vos encaissements.
Agir pour récupérer
Nous pouvons ensuite :
- reprendre contact avec vos clients débiteurs ;
- traiter les factures échues et les situations bloquées ;
- relancer vos clients de manière structurée et professionnelle ;
• obtenir des engagements de paiement clairs et en assurer le suivi ; - accélérer l’encaissement des créances lorsque cela est possible ;
- prendre en charge la relance de tout ou partie de votre balance âgée ;
- vous aider à transformer vos créances en trésorerie disponible.
Notre objectif ?
Récupérer du cash rapidement, mais aussi comprendre pourquoi votre trésorerie se dégrade afin d’éviter que la situation ne se reproduise.
Artsee Counsel – Analyser. Recouvrer. Sécuriser votre cash.
Comment savoir si mon client sera un « bon client » et s’il paiera ses factures à temps ?
Avant de vendre, connaissez votre client.
Avant de conclure une vente, il est essentiel de ne pas regarder uniquement le chiffre d’affaires et la marge espérée.
Un bon client est aussi un client capable de respecter ses engagements et de payer dans les délais convenus.
Artsee Counsel vous aide à évaluer votre risque client avant de vous engager, afin d’adapter vos conditions commerciales et vos conditions de paiement.
Pour mieux connaître votre client, plusieurs vérifications peuvent être réalisées :
- Analyser sa situation financière, lorsque les informations sont disponibles, afin d’évaluer sa trésorerie, ses comptes et sa capacité de paiement.
- Vérifier son identité et sa structure juridique, notamment à partir de son numéro SIREN, afin de vous assurer de contracter et de facturer la bonne entité.
- Évaluer son comportement de paiement et, lorsque cela est possible, comprendre la manière dont il règle ses fournisseurs.
- Faire analyser le risque par un assureur-crédit, afin d’obtenir un éclairage complémentaire sur la capacité du client à honorer ses engagements.
- Adapter vos conditions de paiement au niveau de risque : acompte, paiement à la commande, échéances adaptées ou plafond d’encours.
- Définir une limite de crédit, au-delà de laquelle vous ne souhaitez pas exposer votre entreprise.
Et si mon client demande 60, 90 jours ou plus ?
Il ne faut pas accepter automatiquement les conditions demandées par le client.
Le délai de paiement doit être une décision commerciale et financière, et non simplement une habitude.
Artsee Counsel vous accompagne pour déterminer jusqu’où vous pouvez aller sans mettre votre trésorerie en danger, tout en conservant une relation commerciale équilibrée.
Notre objectif ?
Vous aider à vendre au bon client, dans les bonnes conditions et avec un niveau de risque maîtrisé.
Artsee Counsel – Avant de vendre, connaissez votre client.
À quoi sert l’analyse du risque ? Si mon client a signé un contrat, doit-il forcément me payer ?
Un contrat signé ne supprime pas le risque d’impayé.
Il peut sembler logique de penser que la signature d’un contrat garantit le paiement. Pourtant, dans la réalité, un client peut être engagé contractuellement et ne pas être en mesure de payer.
Si votre client rencontre déjà des difficultés financières importantes ou fait l’objet d’une procédure collective, vous devez connaître sa situation afin de pouvoir mesurer le risque avant de poursuivre votre engagement commercial.
À l’inverse, si votre prospect est proche de difficultés majeures et que vous n’en avez pas connaissance, vous pouvez réaliser votre prestation ou livrer vos produits… sans garantie d’être payé.
Anticiper plutôt que subir
C’est pourquoi il est important de réaliser une analyse du risque client avant de s’engager.
Vérifier quelques informations essentielles sur la situation financière et commerciale d’un prospect peut permettre d’éviter de mauvaises surprises.
Cette analyse ne repose d’ailleurs pas uniquement sur des données financières.
L’écoute du client et le ressenti du commercial sont également importants.
Une remarque telle que « En ce moment, la situation est un peu compliquée » peut constituer un signal à prendre en compte.
Le commercial joue donc un véritable rôle dans la détection et la remontée des signaux de risque.
L’analyse du risque ne supprime pas le risque : elle permet de l’anticiper.
L’objectif n’est pas de supprimer totalement le risque d’impayé, ce qui est impossible, mais de mieux le connaître pour prendre les bonnes décisions :
- accepter le client ;
- adapter les conditions de paiement ;
- demander un acompte ;
- demander des garanties ;
- réduire ou plafonner l’encours ;
- ou, dans certains cas, renoncer à la vente.
Pour aller plus loin dans la sécurisation de vos ventes, vous pouvez également vous appuyer sur un assureur-crédit, qui peut contribuer à l’évaluation et à la maîtrise du risque client.
À retenir
Avant de se demander :
« Combien vais-je vendre ? »
Il est essentiel de se demander :
« À qui suis-je en train de vendre et quelles sont les chances que je sois payé ? »
Artsee Counsel – Vendre, c’est bien. Être payé, c’est mieux.
Pourquoi faire appel à une analyse juridique ?
Vous allez signer un contrat et vous n’avez pas de juriste à vos côtés ?
On vient de vous informer que vos CGV ne sont pas applicables ?
Vous avez un doute sur la portée ou la conformité d’un document juridique ?
Ne prenez pas de risque avec vos engagements.
Artsee Counsel vous accompagne dans l’analyse de vos documents et de vos problématiques juridiques, avec l’intervention de professionnels du droit adaptés à vos besoins.
Nous pouvons notamment :
- relire vos conventions et contrats ;
- analyser vos CGV et documents légaux ;
- identifier les risques et les points de vigilance ;
- répondre à vos interrogations ;
- vous aider à comprendre les conséquences de vos engagements ;
- vous apporter des recommandations adaptées à votre situation.
Avant de signer, faites-vous accompagner.
Avec Artsee Counsel, vous bénéficiez d’un regard juridique expert pour sécuriser vos engagements.
Besoin d’une analyse juridique ? Contactez Artsee Counsel.
Est-ce que je vends au bon prix ?
Votre chiffre d’affaires augmente, mais êtes-vous certain de gagner de l’argent sur vos ventes ?
On se pose souvent les mêmes questions :
Mon prix de vente est-il juste ?
Ma marge est-elle suffisante ?
Ce contrat est-il réellement rentable ?
Chez Artsee Counsel, notre objectif n’est pas de former vos commerciaux dans leur quotidien, mais de prendre du recul sur votre offre et d’en analyser la véritable rentabilité.
Nous pouvons notamment :
- Analyser votre produit ou votre service et son positionnement.
- Réaliser un benchmark afin de comparer votre offre au marché.
- Étudier vos marges et identifier les zones de risque.
- Analyser les différentes étapes de votre prestation.
- Revoir vos coûts directs, indirects et coûts cachés.
- Identifier les situations susceptibles de transformer un contrat rentable en travail à perte.
Parce qu’un gros contrat n’est pas forcément un bon contrat.
Lorsque l’ensemble des coûts n’est pas correctement identifié, la marge peut fondre sans que vous vous en rendiez compte.
Un contrat important en chiffre d’affaires peut alors devenir une véritable source de pertes.
Chez Artsee Counsel, nous vous aidons à mesurer la rentabilité réelle de vos offres avant de vous engager.
Vous avez un doute sur la rentabilité de votre offre ? Parlons-en.
Que fait Artsee Counsel pour mes impayés et mon recouvrement ?
Votre chiffre d’affaires n’a jamais été aussi bon, mais votre trésorerie ne suit pas ?
Des factures impayées peuvent rapidement fragiliser votre trésorerie, même lorsque votre activité est en pleine croissance.
Chez Artsee Counsel, nous vous aidons à comprendre les causes de vos impayés et à mettre en place des solutions concrètes pour accélérer vos encaissements.
Nous pouvons intervenir à plusieurs niveaux.
Identifier les causes des impayés
Nous analysons vos dossiers et vos pratiques afin d’identifier les principales raisons de vos retards de paiement et de vos impayés.
Relancer l’intégralité de votre balance âgée
Vous avez accumulé des factures en retard et ne savez plus par où commencer ?
Artsee Counsel peut prendre en charge la relance de tout ou partie de votre balance âgée, afin de réactiver vos créances et de remettre votre poste clients sous contrôle.
Apporter des solutions adaptées
Nous vous conseillons sur les actions à mettre en place pour réduire durablement vos impayés et améliorer votre trésorerie.
Optimiser votre processus de recouvrement
Nous pouvons revoir vos processus, vos méthodes et vos outils afin de rendre votre recouvrement plus efficace.
Former votre service recouvrement
Nous transmettons à vos équipes les bonnes pratiques et les méthodes nécessaires pour gagner en efficacité dans leurs relances.
Reprendre en main vos dossiers complexes
Certains dossiers vous semblent trop difficiles ou trop chronophages ?
Artsee Counsel peut intervenir directement et prendre en charge les dossiers qui nécessitent une expertise particulière.
Une expertise orientée vers les résultats
Artsee Counsel met son expertise du recouvrement au service de votre trésorerie, avec une rémunération au résultat, selon les conditions définies avec vous.
Qu’il s’agisse de quelques dossiers sensibles ou de la totalité de votre balance âgée, nous vous accompagnons pour transformer vos créances en encaissements.
Votre balance âgée s’accumule ?
Confiez-nous vos relances et reprenez le contrôle de votre trésorerie.
Appelez-nous au (+33) 6 95 44 84 91
Que fait un assureur-crédit, en vrai ?
Vous pensez qu’un assureur-crédit sert uniquement à vous indemniser en cas d’impayé
En réalité, son rôle va bien plus loin.
Un assureur-crédit peut vous accompagner dans la prévention et la gestion du risque client, avant même que l’impayé ne survienne.
Chez Artsee Counsel, nous vous aidons à comprendre votre assurance-crédit et à mieux exploiter les mécanismes prévus par votre contrat.
Évaluer le risque de vos clients
Nous vous aidons à analyser la solidité financière de vos clients et prospects afin de déterminer le niveau de risque que vous pouvez accepter.
Prévenir les impayés
L’objectif est d’anticiper les difficultés financières de vos clients plutôt que d’attendre qu’un impayé survienne.
Optimiser vos encours et vos garanties
Nous vous aidons à comprendre les limites de crédit, les garanties et les conditions de votre contrat d’assurance-crédit afin de prendre les bonnes décisions commerciales.
Sécuriser votre chiffre d’affaires
Selon les conditions et garanties de votre contrat, l’assurance-crédit peut contribuer à protéger votre entreprise contre le risque de défaillance de certains clients.
Accompagner le recouvrement
En cas d’impayé, nous pouvons également vous accompagner dans l’analyse du dossier et les démarches de recouvrement, selon le cadre applicable.
Mais surtout : votre assurance-crédit doit être un outil au service de votre entreprise.
Artsee Counsel vous aide à comprendre ce que vous avez réellement souscrit, à vérifier que le dispositif correspond à vos besoins et à en tirer le meilleur parti.
Vous avez une assurance-crédit mais vous ne savez pas si elle vous protège réellement ? Parlons-en.
Pourquoi Artsee Counsel va-t-il former mes équipes ?
« Cash is King » : chaque service de votre entreprise contribue à votre trésorerie.
Dans toutes les étapes du cycle de gestion administrative, l’humain joue un rôle essentiel.
À chaque étape, vos équipes communiquent entre elles et avec vos clients.
Au cours de son parcours, un même client peut ainsi être en contact avec plusieurs interlocuteurs :
- Les commerciaux, lors de la prospection et de la négociation ;
Le service administratif, pour l’ouverture du compte et la gestion du risque client ; - Le service opérationnel, pour la réalisation de la prestation ou la livraison du bien ;
- La comptabilité, pour la facturation et le paiement ;
- Le service recouvrement, en cas de retard ou d’impayé.
Et si toutes vos équipes parlaient le même langage ?
Lorsque chaque service comprend son rôle dans le cycle client et partage les mêmes bonnes pratiques, la communication devient plus fluide et plus efficace.
Le client est alors mieux compris, mieux accompagné et reçoit la bonne information au bon moment.
Cette coordination permet également de limiter les incompréhensions, les erreurs, les retards de facturation et, à terme, les risques d’impayés.
Des formations adaptées à votre entreprise
Artsee Counsel vous propose des formations sur mesure, construites à partir de vos problématiques et de vos objectifs.
Nous définissons ensemble vos attentes, vos points de blocage et vos axes d’amélioration, puis nous construisons une formation :
- concrète ;
- opérationnelle ;
- adaptée à vos équipes ;
- directement en lien avec vos enjeux.
Parce que la performance financière de votre entreprise est l’affaire de tous
Parlons de vos besoins en formation et construisons ensemble un programme adapté à votre organisation.
Pourquoi faire confiance à Artsee Counsel ?
Parce que vos enjeux ne se limitent pas à une seule problématique.
Une entreprise peut avoir un excellent chiffre d’affaires et pourtant rencontrer des difficultés de trésorerie, de rentabilité, de recouvrement ou de gestion du risque client.
Artsee Counsel vous accompagne avec une approche globale, en intervenant là où se trouvent réellement les enjeux :
Du contrat à l’encaissement.
Du risque client à la trésorerie.
Une expertise au service de votre performance
Nous analysons votre situation
Nous prenons le temps de comprendre votre organisation, vos processus, vos contrats, vos clients et vos problématiques.
Nous vous apportons des solutions concrètes
Notre objectif n’est pas simplement de vous remettre une analyse, mais de vous proposer des actions pragmatiques, adaptées et directement applicables.
Nous travaillons avec vos équipes
Parce que les meilleures solutions sont celles qui sont comprises et adoptées par ceux qui les mettent en œuvre au quotidien.
Nous avons une approche orientée résultats
Rentabilité, trésorerie, réduction des impayés, maîtrise du risque client : nous cherchons à transformer notre expertise en résultats concrets et mesurables pour votre entreprise.
Nous nous adaptons à vos besoins
Audit, analyse juridique, optimisation des coûts, recouvrement, assurance-crédit, formation…
Artsee Counsel intervient selon vos enjeux, sans vous imposer une solution standardisée.
Notre différence ? Aller au-delà du conseil.
Artsee Counsel ne se contente pas de vous dire ce qui ne fonctionne pas.
Nous cherchons avec vous pourquoi, puis surtout comment améliorer la situation.
Notre ambition est simple :
- vous permettre de prendre de meilleures décisions, de sécuriser votre activité et de transformer vos risques en leviers de performance.
Artsee Counsel – Comprendre. Sécuriser. Agir.
Vous avez une problématique ? Parlons-en et voyons ensemble comment nous pouvons vous accompagner.
Et si nous faisions quelque chose de fantastique ensemble?
Faites-nous part de vos besoins.
On vous répond vite (promis) !